Kotisohvademokratia antaa kaikille mahdollisuuden osallistua taloyhtiön toimintaan ja tulevaisuudessa yhä useampi osallistuu yhtiökokoukseenkin sovelluksen kautta. Asunto Oy Pirkkalan Partolan Pehtorin hallituksen puheenjohtaja Sami Lammela testaa sähköistä kokouspalvelua.
Asiat halutaan hoitaa omalta kotisohvalta. Sanonta on kulunut, mutta pitää paikkansa. Isännöintiliiton viime syksynä julkaisema Digiselvitys osoitti, että taloyhtiöissä kaivataan sähköisiä palveluja joka puolella Suomea, ja niitä haluavat kaiken ikäiset.
– Pankki- ja vakuutusasiat hoidetaan nykyään netissä tai mobiilisovelluksilla. Olisi aivan yhtä luontevaa hoitaa myös taloyhtiöön liittyviä asioita digipalveluja ja sovelluksia käyttäen. Hyviä esimerkkejä ovat etäkokoukset tai pyykkituvan sähköinen varaaminen, Isännöintiliiton kehityspäällikkö Henrik Tuhkanen havainnollistaa.
Parhaimmillaan sähköiset palvelut luovat kotisohvademokratiaa, jonka myötä jokainen pystyy osallistumaan taloyhtiön toimintaan vaivattomasti. Uudet asukkaat, liikuntarajoitteiset, aistivammaiset, kiireiset ja hiljaisetkin osakkaat pääsevät mukaan taloyhtiön toimintaan ja saavat asioista tietoa. Hallitustyökin helpottuu.
Perustana helppokäyttöisyys ja valinnanvapaus
Avain onnistumiseen on palveluiden helppokäyttöisyys ja monikanavaisuus. Jos osakas tahtoo edelleen hoitaa asiat paperilla, senkin täytyy olla mahdollista. Kotisohvademokratian täytyy osallistaa, ei sulkea ketään ulos. Helppo ensiaskel sähköiseen maailmaan on hallitustyön sähköistäminen.
– Nettikokous helpottaa hallitustyötä ja ajankäyttöä. Kokous onnistuu, vaikka joku olisi toisella paikkakunnalla, isännöitsijä Mika Mali tamperelaisesta Kiinteistötarinasta sanoo.
Kiinteistötarina on ottanut käyttöönsä Nettikokous.fi-palvelun. Nettikokouksessa on lukuisia ominaisuuksia: kommunikoida voi kirjoittamalla tai puhumalla, asiakirjat tallentuvat palveluun ja kaiken voi allekirjoittaa sähköisesti. Silti käyttö ei vaadi juurikaan teknistä osaamista, eikä mitään tarvitse asentaa.
Asunto Oy Pirkkalan Partolan Pehtorin hallituksen puheenjohtaja Sami Lammela on testannut palvelua ensimmäisten joukossa.
– Nettikokouksen toiminnot ovat selkeät ja käyttöönotto helppoa. Ulkoasu on pelkistetty, ja mukana ovat vain kokouksen kannalta olennaisimmat asiat, Lammela listaa hyviä puolia.
Sovelluskehittäjiltä toivotaan aktiivisuutta
Pirkkalan Partolan Pehtorin hallitus ja asukkaat suhtautuvat sähköisyyteen positiivisesti, mutta Lammela ja Mali osaavat antaa vinkkejä myös muutosvastarinnan lievittämiseen. Tärkeintä on tiedottaminen: miksi uusi palvelu on otettu käyttöön, kuinka siitä hyödytään ja miten sitä käytetään.
– Palvelua hankkiessa täytyy miettiä, miten helposti asukas tai osakas voi liittyä palveluun. Valintaan ja vertailuun kannattaa käyttää aikaa, Lammela neuvoo.
– Suunnittelussa ei pitäisi mennä tekniikka edellä, vaan miettiä, mitä asiakkaat tarvitsevat ja haluavat. Sovelluskehittäjät voisivat kysyä tätä hallituksilta, osakkailta ja asukkailta, Lammela pohtii.
Myös yhtiökokous voi siirtyä verkkoon
Voisiko kotisohvademokratiaa viedä vielä pidemmälle? Isännöitsijä Mika Mali uskoo, että voi.
– Toiveissamme on, että voisimme pitää Nettikokouksen kautta myös yhtiökokouksia. Etäyhtiökokous on mielenkiintoinen mahdollisuus. Se on selkeästi tulevaisuuden suunta ja siihen on paljon kiinnostusta.
Mali uskoo, että myös yhtiökokouksen osallistumisprosentti voisi kasvaa netin avulla, se kun jää välillä todella alhaiseksi. Lain puolesta etäyhtiökokouksen vaatimukset ovat samat kuin perinteisenkin, tunnistautuminen ja ääntenlaskenta pitää hoitaa luotettavasti. Osallistumisoikeuden voi selvittää esimerkiksi tunnistautumalla pankkitunnuksilla tai osakkaan omalla kokouskoodilla.
Päätöksen etäyhtiökokouksesta tekee hallitus. Yhtiökokouksen päätöstä tai kirjausta yhtiöjärjestykseen ei tarvita.
– Kokouskutsussa on luonnollisesti kerrottava, että etämahdollisuus on. Kutsussa täytyy myös kertoa, jos etäosallistuminen rajaa vaikuttamismahdollisuuksia, Isännöintiliiton lakiasiantuntija Jaana Sallmén sanoo.
Näin voi käydä, jos esimerkiksi esityslistan ulkopuolisia esityksiä käsitellään vasta varsinaisessa kokouksessa tai sovelluksen ulkopuolella. Silloin etänä osallistuvalta jäävät uudet esitykset kuulematta.
Eri vaihtoehdot parantavat demokratiaa
Sami Lammelan taloyhtiössä yhtiökokoukseen osallistuu noin puolet osakkaista. Osallistumisintoa selittänee se, että kyseessä on pieni, 22 asunnon yhtiö. Pois jäävät kiireiset lapsiperheet sekä liikuntarajoitteiset tai huonokuuloiset vanhukset.
– Olisi kiva saada vieläkin useampi mukaan, ja etäyhtiökokous voisi olla yksi tapa. Samaan aikaan olen sitä mieltä, ettei digitekniikka saa syrjäyttää yhteisöllisyyttä, Lammela sanoo.
Hän uskoo, että etäyhtiökokous voi antaa uusia osallistumisen mahdollisuuksia esimerkiksi sijoittajaosakkaille, jotka asuvat eri paikkakunnalla. Ne, joille yhtiökokous on kohtaamispaikka, jossa tutustutaan uusiin asukkaisiin ja vaihdetaan kuulumisia naapureiden kanssa, saapuvat edelleen paikalle tavalliseen yhtiökokoukseen.
Paras vaihtoehto on siis jälleen monikanavaisuus – kun tapoja osallistua on useita, on osallistujiakin useita ja kotisohvademokratia toimii.
Info: Näin toimii yhtiökokous muutamassa minuutissa
Taloaseman asiakkailla on tästä keväästä lähtien mahdollisuus osallistua yhtiökokoukseen etänä sovelluksen kautta. Näin etäyhtiökokous etenee:
- Kokouskutsun mukana tulee kokouksen numero ja oma pin-koodi, joilla tunnistaudutaan ja kirjaudutaan netissä yhtiökokoussovellukseen.
- Siellä osakas näkee esityslistan päätösehdotuksineen.
- Hän voi kannattaa tai vastustaa esityksiä sekä tehdä omia esityksiä.
- Uudet esitykset käsitellään kokouksessa, ja ne ovat kannatettavissa vain siellä.
- Osallistumisaikaa on aina yhtiökokouskutsun saamisesta kokousta edeltävään iltaan.
- Yhteenveto vastauksista menee isännöitsijälle.
– Osakkaalle tämä on nopea ja helppo keino vaikuttaa oman taloyhtiön asioihin. Yhtiökokoukseen osallistuminen vie nopeimmillaan vain muutaman minuutin, sanoo Taloaseman toimitusjohtaja Esko Pietikäinen.
[Kirjoittanut Merilla Kivineva 25.1.2019 ja päivitetty 7.2.2019, Kotitalo-lehti]
– Isännöitsijän ammattitutkinto, kirjanpitotaito ja yritystausta ovat kaikki samassa paketissa, Kiinteistötarina Isännöinnin toimitusjohtaja Mika Mali kiittelee. – Anne ymmärtää hyvin pienen yrityksen kasvunnälkää ja realiteetteja. Positiivinen, iloinen ja sosiaalinen persoona tukee mahtavasti tekemistä – isännöitsijä kuitenkin tekee aina työtään omalla persoonallaan.
Uutena toimijana Kiinteistötarina on kiinnostunut kehittämään toimintaansa ja hakemaan jatkuvasti uusia, nopeampia ja joustavampia tapoja palvella asiakkaitaan. Nettikokous.fi-palvelussa voi pitää käyttäjäystävällisesti kokoukset netissä ja liittää mukaan asiantuntijoita. Kaikki valittu toiminta, niin kirjallinen kuin puhuttukin, tallentuu palveluun.