Ajankohtaista

Isännöitsijän tehtäväluettelo – mitkä tehtävät kuuluvat isännöitsijälle?

Kiinteistöliitto on luonut isännöintitehtäväluettelon, jota on pidetty malliratkaisuna isännöitsijän tehtävistä. Tehtäväluettelosta on useita eri aikakausien versioita. Kiinteistöliitto edustaa asunto-osakeyhtiöitä eli isännöinnin asiakkaita. Kiinteistöliiton julkaisema tehtäväluettelo on siis asiakkaan edustajan näkemys siitä, mitä isännöinnin tulisi pitää sisällään. Tärkeintä on, että sekä asiakas että isännöitsijä tietävät, mitä sopimukseen kuuluu ja mitä ei. Yksittäisen yhtiön tehtäväluettelo on aina se, joka on sopimuksen liitteenä. Tehtäväluettelon liitteenä käytetään tyypillisesti selitysosaa, jossa tehtävien sisältöjä on avattu.

Asunto-osakeyhtiölain mukaan isännöitsijä huolehtii kiinteistön ja rakennusten pidosta ja hoitaa yhtiön muuta päivittäistä hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Päivittäiseen hallintoon sisältyvät tehtävät määräytyvät pitkälti taloyhtiön laadun ja laajuuden sekä alalla muodostuneen käytännön mukaisesti. Lisäksi laissa on mainittu joitakin isännöitsijälle kuuluvia erityistehtäviä kuten isännöitsijäntodistuksen antaminen sekä huolehtimisvelvollisuus yhtiön kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä.

Päivittäiseen hallintoon eivät kuulu tehtävät, jotka yhtiön koko ja toiminta huomioiden ovat epätavallisia tai laajakantoisia tai vaikuttavat olennaisesti asumiseen tai asumiskustannuksiin. Poikkeuksena ovat tilanteet, joissa yhtiökokouksen päätöstä ei voida odottaa aiheuttamatta yhtiölle olennaista haittaa. Osakehuoneistorekisteriin siirtyminen vuonna 2019 työllistää isännöintitoimistoja ja muuttaa isännöitsijän tehtävänkuvaa, kun osakekirjasta luovutaan.

Isännöitsijän tehtäväluettelo

Kiinteään palkkioon sisältyvät tehtävät:

  • Asiakirjojen arkistoinnista ja arvopaperien säilyttämisestä huolehtiminen
  • Osakeluettelon ylläpito ja osakekirjoihin liittyvät tehtävät
  • Lunastusmenettelyyn liittyvät toimenpiteet
  • Todistuksen kirjoittaminen osakekirjaan osakeluetteloon merkitsemisestä
  • Vuokralaisten hankinnasta huolehtiminen tai tällaisen toimeksiannon tekeminen
  • Panttikirjojen hankinnasta huolehtiminen
  • Kunnallisten ja alueellisten ilmoitusten ja tiedotusten seuraaminen

Erillisveloitukseen oikeuttavat tehtävät:

  • Isännöitsijäntodistuksen laatiminen ja antaminen
  • Panttikirjojen hakeminen
  • Kiinteistönmuodostamis- tms. toimenpiteisiin osallistuminen
  • Rasitesopimusten laatiminen
  • Aloitteiden ja reklamaatioiden tekeminen viranomaisille ja järjestöille
  • Yhtiöjärjestysmuutosten tekeminen
  • Vuokranvälitystehtävien hoitaminen

Sähköiset palvelut tuovat taloyhtiöihin uudenlaista demokratiaa

Kotisohvademokratia antaa kaikille mahdollisuuden osallistua taloyhtiön toimintaan ja tulevaisuudessa yhä useampi osallistuu yhtiökokoukseenkin sovelluksen kautta. Asunto Oy Pirkkalan Partolan Pehtorin hallituksen puheenjohtaja Sami Lammela testaa sähköistä kokouspalvelua.

Asiat halutaan hoitaa omalta kotisohvalta. Sanonta on kulunut, mutta pitää paikkansa. Isännöintiliiton viime syksynä julkaisema Digiselvitys osoitti, että taloyhtiöissä kaivataan sähköisiä palveluja joka puolella Suomea, ja niitä haluavat kaiken ikäiset.

– Pankki- ja vakuutusasiat hoidetaan nykyään netissä tai mobiilisovelluksilla. Olisi aivan yhtä luontevaa hoitaa myös taloyhtiöön liittyviä asioita digipalveluja ja sovelluksia käyttäen. Hyviä esimerkkejä ovat etäkokoukset tai pyykkituvan sähköinen varaaminen, Isännöintiliiton kehityspäällikkö Henrik Tuhkanen havainnollistaa.

Parhaimmillaan sähköiset palvelut luovat kotisohvademokratiaa, jonka myötä jokainen pystyy osallistumaan taloyhtiön toimintaan vaivattomasti. Uudet asukkaat, liikuntarajoitteiset, aistivammaiset, kiireiset ja hiljaisetkin osakkaat pääsevät mukaan taloyhtiön toimintaan ja saavat asioista tietoa. Hallitustyökin helpottuu.

Perustana helppokäyttöisyys ja valinnanvapaus

Avain onnistumiseen on palveluiden helppokäyttöisyys ja monikanavaisuus. Jos osakas tahtoo edelleen hoitaa asiat paperilla, senkin täytyy olla mahdollista. Kotisohvademokratian täytyy osallistaa, ei sulkea ketään ulos. Helppo ensiaskel sähköiseen maailmaan on hallitustyön sähköistäminen.

– Nettikokous helpottaa hallitustyötä ja ajankäyttöä. Kokous onnistuu, vaikka joku olisi toisella paikkakunnalla, isännöitsijä Mika Mali tamperelaisesta Kiinteistötarinasta sanoo.

Kiinteistötarina on ottanut käyttöönsä Nettikokous.fi-palvelun. Nettikokouksessa on lukuisia ominaisuuksia: kommunikoida voi kirjoittamalla tai puhumalla, asiakirjat tallentuvat palveluun ja kaiken voi allekirjoittaa sähköisesti. Silti käyttö ei vaadi juurikaan teknistä osaamista, eikä mitään tarvitse asentaa.

Asunto Oy Pirkkalan Partolan Pehtorin hallituksen puheenjohtaja Sami Lammela on testannut palvelua ensimmäisten joukossa.

– Nettikokouksen toiminnot ovat selkeät ja käyttöönotto helppoa. Ulkoasu on pelkistetty, ja mukana ovat vain kokouksen kannalta olennaisimmat asiat, Lammela listaa hyviä puolia.

Sovelluskehittäjiltä toivotaan aktiivisuutta

Pirkkalan Partolan Pehtorin hallitus ja asukkaat suhtautuvat sähköisyyteen positiivisesti, mutta Lammela ja Mali osaavat antaa vinkkejä myös muutosvastarinnan lievittämiseen. Tärkeintä on tiedottaminen: miksi uusi palvelu on otettu käyttöön, kuinka siitä hyödytään ja miten sitä käytetään.

– Palvelua hankkiessa täytyy miettiä, miten helposti asukas tai osakas voi liittyä palveluun. Valintaan ja vertailuun kannattaa käyttää aikaa, Lammela neuvoo.

– Suunnittelussa ei pitäisi mennä tekniikka edellä, vaan miettiä, mitä asiakkaat tarvitsevat ja haluavat. Sovelluskehittäjät voisivat kysyä tätä hallituksilta, osakkailta ja asukkailta, Lammela pohtii.

Myös yhtiökokous voi siirtyä verkkoon

Voisiko kotisohvademokratiaa viedä vielä pidemmälle? Isännöitsijä Mika Mali uskoo, että voi.

– Toiveissamme on, että voisimme pitää Nettikokouksen kautta myös yhtiökokouksia. Etäyhtiökokous on mielenkiintoinen mahdollisuus. Se on selkeästi tulevaisuuden suunta ja siihen on paljon kiinnostusta.

Mali uskoo, että myös yhtiökokouksen osallistumisprosentti voisi kasvaa netin avulla, se kun jää välillä todella alhaiseksi. Lain puolesta etäyhtiökokouksen vaatimukset ovat samat kuin perinteisenkin, tunnistautuminen ja ääntenlaskenta pitää hoitaa luotettavasti. Osallistumisoikeuden voi selvittää esimerkiksi tunnistautumalla pankkitunnuksilla tai osakkaan omalla kokouskoodilla.

Päätöksen etäyhtiökokouksesta tekee hallitus. Yhtiökokouksen päätöstä tai kirjausta yhtiöjärjestykseen ei tarvita.

– Kokouskutsussa on luonnollisesti kerrottava, että etämahdollisuus on. Kutsussa täytyy myös kertoa, jos etäosallistuminen rajaa vaikuttamismahdollisuuksia, Isännöintiliiton lakiasiantuntija Jaana Sallmén sanoo.

Näin voi käydä, jos esimerkiksi esityslistan ulkopuolisia esityksiä käsitellään vasta varsinaisessa kokouksessa tai sovelluksen ulkopuolella. Silloin etänä osallistuvalta jäävät uudet esitykset kuulematta.

Eri vaihtoehdot parantavat demokratiaa

Sami Lammelan taloyhtiössä yhtiökokoukseen osallistuu noin puolet osakkaista. Osallistumisintoa selittänee se, että kyseessä on pieni, 22 asunnon yhtiö. Pois jäävät kiireiset lapsiperheet sekä liikuntarajoitteiset tai huonokuuloiset vanhukset.

– Olisi kiva saada vieläkin useampi mukaan, ja etäyhtiökokous voisi olla yksi tapa. Samaan aikaan olen sitä mieltä, ettei digitekniikka saa syrjäyttää yhteisöllisyyttä, Lammela sanoo.

Hän uskoo, että etäyhtiökokous voi antaa uusia osallistumisen mahdollisuuksia esimerkiksi sijoittajaosakkaille, jotka asuvat eri paikkakunnalla. Ne, joille yhtiökokous on kohtaamispaikka, jossa tutustutaan uusiin asukkaisiin ja vaihdetaan kuulumisia naapureiden kanssa, saapuvat edelleen paikalle tavalliseen yhtiökokoukseen.

Paras vaihtoehto on siis jälleen monikanavaisuus – kun tapoja osallistua on useita, on osallistujiakin useita ja kotisohvademokratia toimii.
Info: Näin toimii yhtiökokous muutamassa minuutissa

Taloaseman asiakkailla on tästä keväästä lähtien mahdollisuus osallistua yhtiökokoukseen etänä sovelluksen kautta. Näin etäyhtiökokous etenee:

  • Kokouskutsun mukana tulee kokouksen numero ja oma pin-koodi, joilla tunnistaudutaan ja kirjaudutaan netissä yhtiökokoussovellukseen.
  • Siellä osakas näkee esityslistan päätösehdotuksineen.
  • Hän voi kannattaa tai vastustaa esityksiä sekä tehdä omia esityksiä.
  • Uudet esitykset käsitellään kokouksessa, ja ne ovat kannatettavissa vain siellä.
  • Osallistumisaikaa on aina yhtiökokouskutsun saamisesta kokousta edeltävään iltaan.
  • Yhteenveto vastauksista menee isännöitsijälle.

– Osakkaalle tämä on nopea ja helppo keino vaikuttaa oman taloyhtiön asioihin. Yhtiökokoukseen osallistuminen vie nopeimmillaan vain muutaman minuutin, sanoo Taloaseman toimitusjohtaja Esko Pietikäinen.

[Kirjoittanut Merilla Kivineva 25.1.2019 ja päivitetty 7.2.2019, Kotitalo-lehti]

Talon huoltokierto

Auton huolto on kaikille tuttua ja autoa huolletaan säännöllisesti. Kuitenkin ihmisen suurimman hankinnan tarkastukset ja huolto jätetään usein liian vähälle huomiolle. Kiinteistökin vaatii omat tarkastuksensa ja huoltokiertonsa. Kiinteistötarina Isännöinti luottaa Pirkanmaan rakennuttamis- ja valvontapalvelu Oy:n vahvaan ammattitaitoon.

Vuosittaiset huollot ja niiden aikatauluttaminen on vaativa tehtävä. Jos talosta on olemassa huoltokirja, voidaan sähköisesti muodostaa huoltokalenteri taloyhtiökohtaisesti ja näin helpottaa isännöitsijän ja huoltoyhtiön vuosittaista aikatauluttamista.

– Isännöitsijän ammattitaitoa on, että hän itse tai osoittamansa huoltomies käy kohteessa katselmuskierroksella vähintään kerran vuodessa, jotta näkee kohteen tilan, sanoo rakennustyön valvoja Heikki Mäenpää Pirkanmaan rakennuttamis- ja valvontapalvelu Oy:stä. – Jos tarvitaan teknistä asiantuntemusta tai -tarkastusta, isännöitsijä delegoi tarkastuksen asiantuntijalle ja saa aikaa keskittyä muihin tärkeisiin asioihin.

Kun huoltokirjan mukaiset tarkastukset on tehty, tehdään vuosihuoltosuunnitelma, jossa ratkaistaan suoritettavat huoltotoimenpiteet. Esimerkiksi monesti jo pesu puhtaaksi saa paljon aikaan. Näin ei esimerkiksi ulkoseinille kerry vihertävää limaa, joka söisi väitellen maalipintaa ja pehmentäisi lopulta puunkin.

Joskus ongelmaa aiheuttaa 70-luvun poistoilmakoneellisissa taloissa korvausilmakanavien liika tilkitseminen. Silloin porraskäytävän alaovea ei tahdo saada auki, postiluukuissa ilma viheltää ja huoneiden kova alipaine imee oven kiinni.

Toisinaan hajuongelma on helposti korjattu, esimerkiksi jos viemärin hajua vuotaa huoneilmaan lavuaarin poistoputken tiivistyskumin haurastuttua. – Usein asiat ovat pieniä, mutta niiden löytämiseen voi mennä aikaa, toteaa Heikki Mäenpää.

– Laki muutostöiden ilmoituksista tuli 2010. Vieläkin se välillä ihmetyttää osakkaita ja remontin tekijöitä. Esimerkiksi katettuja terasseja tehdään joskus omin päin. Se on kuitenkin luvanvaraista, julkisivua muuttavaa toimintaa, johon vaaditaan muun muassa taloyhtiön lupa, toimenpidelupa ja lupakuvat. Taloyhtiön hallituksella on valvontavelvollisuus. Hallitus hyväksyy valvojaehdokkaat. Ellei osakkaalla ole ehdottaa muutostyön valvojaa, hallitus tai isännöitsijä esittää remontille valvojan. Lain mukaan remontista aiheutuvat kohtuulliset valvontakustannukset maksaa osakas, sanoo Mäenpää.

Taloyhtiöiden palkat ja hallituksen kokouspalkkiot tulorekisteriin

Tulorekisteri vaikuttaa palkkoja maksavien taloyhtiöiden toimintaan. Vuoden 2019 alusta lähtien taloyhtiöiden on ilmoitettava tulorekisteriin esimerkiksi hallituksen jäsenten kokouspalkkiot ja kustannusten korvaukset.

Tulorekisteri on uusi, monen eri viranomaisen yhteinen tietokanta, joka helpottaa palkkojen ilmoittamista eri viranomaisille. Työnantajan ei enää tarvitse ilmoittaa samaa palkkatietoa jokaiselle taholle erikseen, vaan 1.1.2019 lähtien työnantajat ilmoittavat maksamansa palkat sähköisesti yhteen paikkaan eli tulorekisteriin.

Taloyhtiöiden on ilmoitettava tulorekisteriin esimerkiksi hallituksen jäsenten kokouspalkkiot ja kustannusten korvaukset.

Jos taloyhtiön isännöitsijä ei kuulu ennakkoperintärekisteriin, on isännöitsijän palkkiot ilmoitettava tulorekisteriin. Myös taloyhtiön teettämän remontin tekijälle maksetut korvaukset on ilmoitettava, jos remontoija ei ole ennakkoperintärekisterissä. Voit tarkistaa asian yritys- ja yhteisötietojärjestelmän yrityshausta (ytj.fi).

Tulorekisteriin on ilmoitettava kaikki maksetut korvaukset, euromääräistä alarajaa ei ole. Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat tehdystä työstä maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava.

Taloyhtiön hallituksen jäsenille maksamat kokouspalkkiot ilmoitetaan tulorekisteriin aina.

Jos taloyhtiö maksaa hallituksen jäsenille kustannusten korvauksia esimerkiksi oman puhelimen käytöstä tai kilometrikorvauksia, korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin. Toiminnantarkastajan palkkio on ilmoitettava tulorekisteriin, ellei toiminnantarkastaja ole ennakkoperintärekisterissä. YTJ:n sivulta www.ytj.fi taloyhtiö voi tarkistaa myös, kuuluuko toiminnantarkastaja ennakkoperintärekisteriin.

Taloyhtiöt teettämistä remonteista maksetut korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin, jos remonttipalvelua tarjoava yritys tai henkilö ei ole ennakkoperintärekisterissä.

Milloin tiedot pitää ilmoittaa?

Palkkatietoilmoitus pitää antaa viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Maksupäivällä tarkoitetaan palkkapäivää eli päivää, jolloin suoritus on tulonsaajan käytettävissä. Ilmoitus pitää antaa viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä myös, vaikka taloyhtiö toimii niin sanottuna satunnaisena työnantajana.

Työnantajan erillisilmoitus annetaan kuukausittain, viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä. Jos ilmoituksen määräpäivä on arkilauantai tai pyhäpäivä, tiedot voi ilmoittaa seuraavana arkipäivänä. Satunnaisen työnantajan pitää antaa tulorekisteriin työnantajan erillisilmoitus vain niiltä kuukausilta, joilta se maksaa palkkoja tai kustannusten korvauksia.

Taloyhtiöissä kokouspalkkioita saatetaan maksaa satunnaisesti esimerkiksi kerran tai kaksi kertaa vuodessa. Tulorekisteri ei muuta tätä. Tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin silloin, kun tulo on maksettu. Jos kevään kokouspalkkiot on maksettu 15.6., tiedot ilmoitetaan 20.6. mennessä. Jos syksyn kokouspalkkiot on maksettu 15.12., tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin 20.12. mennessä.

Palkanmaksukausi on pakollinen tieto tulorekisterissä. Ansaintakausi on tulolajikohtainen tieto, joka ilmaisee, milloin tulo on kertynyt. Tulorekisterissä ansaintakausi on vapaaehtoisesti ilmoitettava täydentävä tieto. Tietoa tarvitsee kuitenkin moni tiedon käyttäjä, kuten sosiaalivakuuttajat, työttömyyskassat ja Kela. Vaikka ansaintakausi on vapaaehtoisesti annettava tieto, sen ilmoittamista suositellaan. Tulojen ansaintakausi voi olla pidempi kuin palkanmaksukausi.

Ansaintakauden ilmoittaminen on suositeltavaa erityisesti silloin, kun se ulottuu palkanmaksukautta edeltävälle ajalle, esimerkiksi kun maksetaan takautuvasti kokouspalkkioita tai kun on kyse osa-aikaisesta tai satunnaisesta työstä. Kun tiedot on kerran ilmoitettu, niitä ei kysytä enää uudelleen.

Tietyt työkorvaukset ja matkakustannusten korvaukset

Tulorekisteriin ilmoitetaan vain ne työkorvaukset, jotka maksetaan ennakkoperintärekisteriin kuulumattomalle työn suorittajalle. Ilmoitus on tehtävä silloinkin, kun työkorvauksen saajana on esimerkiksi osakeyhtiö, yhdistys, avoin yhtiö tai kommandiittiyhtiö. Työkorvaukseen sisältyvää arvonlisäveron osuutta ei ilmoiteta tulorekisteriin. Taloyhtiö voi tarkistaa YTJ:n sivulta www.ytj.fi, kuuluuko palveluntarjoaja ennakkoperintärekisteriin.

Myös kustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin. Verovapaista kustannusten korvauksista ilmoitetaan kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset. Majoittumiskorvauksia ja kuittia vastaan maksettuja matkalippuja ei ilmoiteta tulorekisteriin. Matkakustannusten korvaukset on ilmoitettava, vaikka rahapalkkaa ei maksettaisi.

Maksetut kustannusten korvaukset ja muut tulot ilmoitetaan sen palkanmaksukauden ja maksupäivän ilmoituksella, jolloin kulut on korvattu tulonsaajalle tai muu tulo on maksettu.

Tiedot annetaan tulorekisteriin ilman euromääräisiä alarajoja tai ikärajoja

Jos taloyhtiö maksaa palkkaa, palkkiota, luontoisetuja, työkorvauksia tai muuta ansiotuloa, tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin. Kaikki tiedot, myös kustannusten korvaukset, ilmoitetaan ilman euromääräisiä alarajoja.

Tulorekisterin tiedon käyttäjillä, kuten Verohallinnolla, työeläkevakuutusyhtiöillä ja työtapaturmavakuutusyhtiöillä, on erilaisia euromääräisiä rajoja, jotka liittyvät esimerkiksi vakuuttamisen velvollisuuksiin tai ennakonpidätyksen toimittamiseen. Tämä ei kuitenkaan vaikuta tulorekisteriin ilmoittamiseen.

Myös alaikäisille maksettu palkka tai muu ansiotulo on ilmoitettava tulorekisteriin. Vaikka alaikäistä ei tarvitsisi sosiaalivakuuttaa, lapsen saama tulo on veronalaista ja tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin kaikissa tilanteissa ilman euromääräisiä alarajoja.

Sähköinen asiointipalvelu

Suositeltavinta ja vaivattominta on ilmoittaa tiedot tulorekisteriin käytössä olevasta palkka- tai matkakulujärjestelmästä teknistä rajapintaa pitkin. On hyvä selvittää omalta järjestelmätoimittajalta, onko järjestelmään tulossa tulorekisteripäivitys ja miten tiedot välitetään järjestelmästä tulorekisteriin.

Tiedot voidaan ilmoittaa tulorekisteriin myös sähköisessä asiointipalvelussa. Palveluun tullaan kirjautumaan sivulta www.tulorekisteri.fi. Palveluun tunnistaudutaan henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Tulorekisteriin ei voi ilmoittaa tietoja Ilmoitin.fi- tai Lomake.fi-palvelussa.

Sähköinen asiointi on tulorekisterin perusedellytys, ja tiedot voidaan jatkossa ilmoittaa paperilomakkeella vain erityisestä syystä. Tietoja ei voi ilmoittaa tulorekisteriin myöskään puhelimitse.

Tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa voi toimia taloyhtiön puolesta esimerkiksi isännöitsijä, joka on merkitty taloyhtiön yhtiöjärjestykseen kaupparekisteriin tai YTJ:hin.

Valtuutuksen voi tehdä henkilö, jolla on yhteisön nimenkirjoitusoikeus. Asunto-osakeyhtiöt tekevät valtuutuksen Suomi.fi-palvelussa.

Kiinteistötarinan Ilotarina 2018

Järjestyksessään kolmas Ilotarina valmistui jälleen sopivasti joulun alla lämmittämään Kiinteistötarinan väen mieltä. Ilotarinassa jokainen Kiinteistötarinalainen kertoo jotakin positiivista työkavereistaan anonyymisti. Lopputuotoksena jokainen saa oman Ilodiplominsa, jonka positiiviset ja kannustavat luonnehdinnat lämmittävät mieltä pitkään. Ilodiplomi onkin hyvä kaivaa pitkin vuotta esille aina silloin kun tuntuu, että tarvitsee hieman lisäkannustusta. Tänä vuonna diplomit jaettiin naurun kera pikkujoululounaalla.

Työn mielekkyyden lisäksi jokaisella on oikeus tuntea arvostusta työstään. Se syntyy siitä, että kokee olevansa tarpeellinen ja että omaa työpanosta kunnioitetaan. Alla on muutamia poimintoja Kiinteistötarinalaisten luonnehdinnoista:

”Mukava, hauska, avulias ja järkevä. Annella on loistava huumorintaju ja iloinen elämänasenne!”

”Työssään idearikas ja avulias. Valmis oppimaan uutta ja suhtautuu asioihin ennakkoluulottomasti.”

”Taitava ja tehokas. Osaat valtavasti ja otat asioista selvää. Pääset todella pitkälle! Moniosaaja. Olet aarre.”

”Isot kokonaisuudet hallussa. Ulla on fiksu ja tehokas moniosaaja. Markkinoinnin taituri. Huippumyyjä miesvaltaisella alalla.”

Hyvillä mielin on hyvä suunnata ajatuksia pikkuhiljaa kohti vuotta 2019!

Osakehuoneistorekisteri tuo uusia käytäntöjä

Osakehuoneistorekisteriin merkitään kaikkien suomalaisten taloyhtiöiden osakehuoneistojen omistajat samaan tapaan kuin autojen omistajat ja haltijat ovat ajoneuvorekisterissä. Rekisterin myötä asunto-osakkeiden omistuksen siirto ja panttaus voidaan tehdä sähköisesti. Osakehuoneistorekisteri yhdistää asunto-osakkeita koskevat tiedot ja omistajamerkinnät sähköiseksi tietokannaksi. Kiinteistötarina Isännöinti huolehtii kaikista asiakkaidensa isännöinniltä vaadituista toimenpiteistä.

Ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden osakeluettelotietojen ylläpidon siirto osakehuoneistorekisteriin alkaa 1.5.2019. 1.1.2019 alkaen uudet taloyhtiöt perustetaan sähköiseen järjestelmään, eikä niille enää paineta osakekirjoja.

Osakehuoneistorekisteriin siirtyminen alkaa migraatiovaiheella, jossa Maanmittauslaitos kokoaa asunto-osakeyhtiöiden omistajatiedot muiden viranomaisten tiedoista. Tämän jälkeen taloyhtiöiden on tarkistettava tietonsa. Käytännössä isännöintitoimisto vertaa tiedot ja kuittaa rekisteriin, ovatko taloyhtiöllä itsellään olevat ja isännöinnin ylläpitämät osakastiedot samat kuin osakehuoneistorekisteristä löytyvät tiedot.

Mistä isännöintitoimisto huolehtii:

  • päivittää taloyhtiön edustajatiedot Kaupparekisteriin
  • organisoi tarkistustyön ja huolehtii riittävistä henkilöresursseista
  • toimittaa Maanmittauslaitokselle osakeluettelon tiedot ja yhtiöjärjestyksen lunastuslauseketiedot
  • informoi osakkeenomistajia siirron vaiheista

Kiinteistötarinan käyttämä järjestelmäntarjoaja seuraa tiiviisti rekisterin teknistä etenemistä ja kehittää aktiivisesti järjestelmää vaatimusten mukaisesti, jotta tiedonsiirto isännöintijärjestelmästä osakehuoneistorekisteriin onnistuu toukokuusta 2019 alkaen. Kun osakeluettelo on siirretty Maanmittauslaitokseen, osakas voi muuttaa paperisen osakekirjan sähköiseksi omistajamerkinnäksi. Osakkeensaajan on haettava omistajakirjausta aina, kun osake luovutetaan edelleen. Osakkeensaajan on haettava omistusoikeuden kirjaamista kahden kuukauden kuluessa luovutussopimuksen tekemisestä. Omistajakirjaus on haettava viimeistään 10 vuoden kuluttua osakeluettelon siirtymisestä Maanmittauslaitokselle, muuten ei voi osallistua yhtiökokouksiin.

 

Kiinteistötarinan kiinteistömanageri

Jarkko Leinonen Kiinteistö LEKE Oy:stä toimii Kiinteistötarina Isännöinnin kiinteistömanagerina. LEKE tarjoaa kokonaisvaltaista kiinteistönhuoltoa Tampereen seudulla. LEKE:n kautta hoituu ulkoalueiden tarkastukset sekä kiinteistön teknisten laitteiden silmämääräinen havainnointi. Mahdolliset viat korjauksineen raportoidaan. Säännöllinen ylläpito pidentää kiinteistön ikää, nostaa sen arvoa ja pidentää huoltovälejä. Näin kiinteistön ylläpito tulee myös pitkällä aikavälillä edullisemmaksi.

Laadukkaalla kiinteistön ylläpitohuollolla, lämmitysjärjestelmän, ilmanvaihdon sekä valaistuksen optimoiduilla säätötoimenpiteillä voidaan kiinteistön energia, sähkön ja veden kulutuksia vähentää huomattavasti.

Kiinteistön yleishuoltoa on esimerkiksi:

  • Ovien avaukset
  • Ulkoalueiden puhtaanapito
  • Kulutusmittarien luku ja kulutusseuranta
  • Nurmikonleikkuu
  • Lehtienpoisto
  • Rännien puhdistukset
  • Lumityöt
  • Leikkihiekkojen vaihdot
  • Leikki turva-alustojen huollot

Kiinteistön tekniseen huoltoon kuuluvat muun muassa:

  • Lukkojen ja saranoiden huolto / korjaus
  • Lamppujen vaihto
  • Leikkivälineiden huollot ja korjaukset
  • Lämmönjakolaitteet
  • Ilmanvaihtokoneet
  • Jäähdytyslaitteet
  • Kiinteistöautomaatiojärjestelmät
  • Väestönsuojat
  • Sammuttimet
  • Pikapalopostit (myös painetestit)
  • Paloilmoitinkeskukset
  • Sprinklerijärjestelmät
  • Turvavalokeskukset
  • Savunpoistokeskukset
  • Talteenottonesteiden lisäykset
  • Viemärien aukaisut ja huuhtelut 15m letkulla.

Jarkko Leinosen tavoittaa puhelinnumerosta 045 1087 801 tai sähköpostitse jarkko.leinonen(at)leke.fi

Uusi isännöitsijä aloittaa

Tradenomi, IAT, Anne Koskinen aloittaa 15.10.2018 Kiinteistötarina Isännöinti Oy:ssä isännöitsijänä. Kiinteistötarina Isännöinti on tamperelainen isännöintitoimisto, joka palvelee alueen asunto-osakeyhtiöitä sekä kiinteistöosakeyhtiöitä.

Koskisella on pitkä kokemus yrittäjänä toimimisesta sekä isännöintialasta. Hänellä on myös vahva kirjanpidon työkokemus. Kirjanpidon in-house osaaminen nopeuttaa asiakaspalvelua. Kun tieto on omissa käsissä, saadaan vastaus asiakkaan kysymyksiin nopeasti. Lisäksi isännöintitoimistojen keväisin kohtaama kokoussuma helpottuu ja selkiytyy kun kirjanpidon osaaminen löytyy isännöitsijältä itseltään.

Anne Koskinen– Isännöitsijän ammattitutkinto, kirjanpitotaito ja yritystausta ovat kaikki samassa paketissa, Kiinteistötarina Isännöinnin toimitusjohtaja Mika Mali kiittelee. – Anne ymmärtää hyvin pienen yrityksen kasvunnälkää ja realiteetteja. Positiivinen, iloinen ja sosiaalinen persoona tukee mahtavasti tekemistä – isännöitsijä kuitenkin tekee aina työtään omalla persoonallaan.

Kiinteistötarina tuntui Koskisesta kiinnostavalta ja sopivan kokoiselta yritykseltä, jota hän haluaa olla mukana kehittämässä.

– Saan rauhassa panostaa asiakaspalveluun ja sen kehittämiseen. Autan kaikessa innolla niin paljon kuin pystyn. Tärkeintä on aina hyvä asiakaspalvelu, sanoo Anne Koskinen.

Lisäksi Koskista kiinnosti Kiinteistötarinassa yhtiön monipuolisuus ja nykyaikaisuus. Kiinteistötarina otti syksyllä käyttöön Nettikokous.fi palvelun hallitusten kokousten pitämiseksi. Kiinteistötarina tekee myös tiivistä yhteistyötä sisäilmakorjauksiin erikoistuneen yrityksen kanssa tarjoten isännöitäville yhtiöilleen kerran vuodessa ilmaisen sisäilma-asiantuntijan käynnin kohteessa.

Annen tavoittaa numerosta 040 7155 094 ja sähköpostitse anne(at)kiinteistotarina.fi

Kiinteistötarina aloittaa onlinekokoukset isännöintialalla

Uutta isännöinnissä ja taloyhtiöillä

Tamperelainen Kiinteistötarina Isännöinti Oy on ensimmäinen isännöintialan yritys Suomessa, joka ottaa käyttöön Nettikokous.fi-palvelun asunto- ja kiinteistöosakeyhtiöiden hallitusten kokousten pitämiseksi.

isännöintiUutena toimijana Kiinteistötarina on kiinnostunut kehittämään toimintaansa ja hakemaan jatkuvasti uusia, nopeampia ja joustavampia tapoja palvella asiakkaitaan. Nettikokous.fi-palvelussa voi pitää käyttäjäystävällisesti kokoukset netissä ja liittää mukaan asiantuntijoita. Kaikki valittu toiminta, niin kirjallinen kuin puhuttukin, tallentuu palveluun.

– Hallituksen kokoukset voidaan pitää, vaikka joku osallistujista olisi vaikkapa ulkomailla. Tällainen kokoustaminen ei sido ihmisiä paikkaan, sanoo isännöitsijä Mika Mali Kiinteistötarina Isännöinnistä.

Helpon ja paikasta riippumattoman alustan myötä yhä useampi pystyy osallistumaan yhteisten asioiden hoitoon. Jatkossa palvelun laajentaminen yhtiökokouksiin on mielenkiintoinen mahdollisuus. Nykyään haasteena on alhainen osallistumisaktiivisuus, mikä ei edesauta kiinteistöjen asiantuntevaa ja osallistuvaa hoitoa. Mikäli osallistumisesta tehdään helppoa digitalisaation myötä, kasvaa osallistumishalukkuus.

Nettikokous.fi-palvelussa on mahdollista tehdä muistioita, muokata asiakirjoja, kutsua useita osallistujia, kommunikoida puhumalla tai kirjoittamalla tai ottaa yhteyttä asiantuntijaan kuten lakimieheen tai työmaapäällikköön.

Nettikokouksessa laaditut sopimukset, pöytäkirjat tai asiakirjat voidaan allekirjoittaa digitaalisesti vahvaan tunnistautumiseen perustuvalla tekniikalla. Palvelu ei vaadi asennuksia; vain kirjautuminen palveluun riittää kokouksen järjestäjältä, muut kokoukseen osallistujat pääsevät mukaan ilman kirjautumista sähköpostilinkin kautta.

Luodut aineistot ja tallennetut keskustelut säilyvät turvassa nettikokous.fi -palvelussa. Niihin voidaan palata koska tahansa. GDPR-asetuksen vaatimukset on otettu huomioon.

Nettikokous.fi-palvelua tarjoaa DocuD Oy.

Lisätiedot:

Ulla Palonen, puh. 040 776 0538, ulla@kiinteistotarina.fi

Kiinteistötarina Isännöinti Oy tuottaa isännöintipalveluita Tampereella ja sen lähikunnissa.

Jussi Pirhonen, puh 0400 923 905, jussi.pirhonen@docud.com

DocuD Oy tarjoaa verkossa uuden ajan Nettikokous.fi kokousalustan lisäpalveluineen.

Pirkanmaan rakennuttamis- ja valvontapalvelu ja Kiinteistötarina Isännöinti yhteistyöhön

Kiinteistötarina Isännöinnin ammattiosaaminen kasvaa uuden yhteiskumppanin myötä. Kangasalla toimipistettään pitävä Pirkanmaan rakennuttamis- ja valvontapalvelu Oy toimii yhteistyössä Kiinteistötarinan kanssa. Jatkossa Kiinteistötarinan käytössä on jatkossa kaksi erinomaista ammattimiestä: rakennusmestari Heikki Mäenpää ja tekninen asiantuntija Hannu Boman. Mäenpäällä on yli 30 vuoden kokemus rakennusmestarin työstä ja hänellä on rakennustyön valvojan pätevyys. Boman on koulutukseltaan insinööri (rakennustekniikka, YAMK) ja hän on suorittanut isännöitsijän ammattitutkinnon. Kiinteistötarina Isännöinti tarjoaa isännöintipalveluita Tampereen seudulla asunto-osakeyhtiöille ja kiinteistöosakeyhtiöille.

Kiinteistötarina Isännöinnin toimitusjohtaja Mika Mali on tyytyväinen uudesta yhteistyöstä. – Tyypillisiä valvottavia kohteita ovat asunto-osakeyhtiöiden huoneistoremontit sekä lakisääteiset muutostöiden valvonnat. Yhteistyö hyväksi todetun ja erittäin kokeneen yhteistyökumppanin kanssa helpottaa tiedonkulkua ja prosessien etenemistä. Näin tarjoamme sujuvan yhteistyön taloyhtiöille ja asukkaille, kertoo Mali.

Tiedonkulku ja raportointi onkin Pirkanmaan rakennuttamis- ja valvontapalvelun toiminnan kulmakivi.

– Kaikki listataan ja esitetään ymmärrettävästi ja yksityiskohtaisesti ja toimitetaan myös sähköisessä muodossa asiakkaalle. Perusteellisen dokumentaation ansiosta on aina selvillä, milloin kohteessa on tehty mitäkin ja mitä materiaaleja käytetty. Tiedottaminen on kiinni asenteesta eikä se vaadi erikoisia ohjelmia, kuvailee Heikki Mäenpää yrityksensä toimitapoja.

Kiinteistötarinan toiminnan kulmakiviä ovat ripeä asiakaspalvelu ja kokonaisvaltainen palvelu. Pirkanmaan rakennuttamis- ja valvontapalvelu sopii ammattitaitonsa lisäksi avoimen ja kattavan työkulttuurinsa vuoksi hyvin yhteistyöhön isännöintitoimiston kanssa.

Lisätietoja:
Mika Mali, p. 050 524 1039, mika(at)kiinteistotarina.fi

Heikki Mäenpää, p. 045 209 5300, heikki.maenpaa(at)pmaanrv.fi